ペーパーレスのメリット・簡単な方法と管理方法

紙の資料をペーパーレス化して簡単に管理しませんか ?

マックラボ（株式会社クリティカル・ノード）は、賛同企業として活動致します。

ペーパーレス化するメリット

ペーパーレス化することで以下のようなメリットがあるかと思います。

コストの削減

• 紙を減らすことによるコストの削減
• 書類・帳票関係などの発送コストの削減
• 保管場所の小スペース化（紙の経年劣化対策にも有効）

業務の効率化

• データでのやり取りがメインとなり、業務のクラウド化、Web・メールを利用した業務へシフト
• テレワークなど、業務の取り組み方が変わる

環境問題

紙の消費を抑えることで、森林破壊の抑制ににつながりSDGsへも寄与することができる

まずは、データを作成

すでにお持ちのデジタルデータ、「紙」の資料をPDFへデータ化することから始めましょう。

データのPDF化

お持ちの文書・ドキュメントは、PDFにて変換・保存しましょう。PDFは、ほどんどの機器で互換が保てますし、今後も保存形式としてスタンダードであると思われます。
変換できるアプリケーションを持っていなくても、PDFへの変換もオンラインで簡単に変換可能です。

PDF24 Tools

PDF24 Toolsは、PDFへの変換から様々なカスタマイズまで簡単に行うことができますのでお勧めです。

Adobe Acrobat ～PDFオンライン変換～

PDFに変換したいファイルを、ページ上部の「ファイルを選択」から選ぶか、点線の範囲にドラッグ＆ドロップするとAcrobatが自動的にファイルを変換します。

「紙」のPDF化

「紙」からデジタルデータへするには、「スキャナ」の使用が最も最適です。最近では複合タイプのプリンタに「スキャナ」機能がついているものもあります。

但し、フラットベットタイプのものでしたら、1枚づつ紙を交換していかなければなりませんので非常に手間がかかります。「紙」の資料が大量にあるのであれば、安価なドキュメント専用「スキャナ」を購入してみてはいかがでしょうか？

リコー ScanSnap iX1600 

FAXのデジタル化

FAXのデジタル化もいろんな方法があるかと思います。その中でもMailで受け取れるタイプはお勧めです。

Mailの添付PDFファイルとして受信しますので、いつでもどこでも閲覧することが可能です。送信もMailからPDFファイルを添付するだけなので、お手軽にFAX送信が可能となります。

不必要な営業FAXなんかは、受信・閲覧しても破棄できます。一切「紙」を使用しません。既存FAX番号も使用可能です。

EDICWORKS faximo 

データ（PDF)の保存

• データの保存先として、PC端末（Windows,Macなど）、NAS,FileServer、クラウドストレージ（Google Drive,OneDrive,Dropboxなど）があるかと思います。
• 使い勝手などを考えれば、PC端末よりは、NAS,FileServerがいいかと思います。複数名でデータを共有できたり、大容量で、安全に保存できます。
• また、セキュリティ、コスト面からも月々料金が必要になるクラウドストレージよりNAS,FileServerがお勧めできます。

弊社では、安価に構築できる「NAS」をお勧めしています。

NAS（Synology）について

データの閲覧 (ipad,スマートフォン）

保存した書類データを閲覧するには、PC端末やタブレット端末・スマートフォンなどで可能です。特にタブレット端末・スマートフォンでは、手軽にいつでも見ることができるので便利ですね。

NAS・サーバーで保存されたものであれば、複数人で共有することもできますので、会議資料なんかにも向いているかと思います。

ペーパーレス化の管理　～スマホ・タブレットで閲覧する～